第一章　总则

第一条　为进一步加强学院学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平，维护档案的真实性、严肃性，完善学院学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学院实际，制订本办法。

第二条　学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学院考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。 学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条　本办法适用于我院各专业层次在校学生。

第二章　档案管理机构、原则及其职责

第四条　全体在校学生档案由学生处负责管理。

第五条　学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第六条　学生处学生档案管理职责：

(一)接收、鉴别和整理学生档案材料；

(二)办理学生档案的查阅、借阅；

(三)办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作；

(五)办理其它有关学生档案事项。

第七条　系部及相关职能部门的职责：

(一)各系要及时向学生处提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；

(二)各系及各相关职能部门按照要求做好学生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

(三)学生处负责毕业生档案管理及转递工作。

第三章　档案的保管与保护

第八条　根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。

第九条　做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作

第十条　学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度。

(一)学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批。

(二)学生处对学生档案进行详细统计分析工作。

(三)每学年新生入学一个月后对档案进行详细核对，及时发现解决问题。

第四章　归档材料范围及要求

第十一条　归档材料分类及内容

(一)招生材料：学生处提供的招生录取材料(包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等)；

(二)学习材料：教务处提供的考查、考试等各科类成绩单；

(三)学籍材料：学生处提供的休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明；

(四)毕业材料：各系部和相关职能部门提供的实习鉴定表、学年鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、毕业生就业报到证等各类材料；

(五)奖励材料：各系部和相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的院级以上(含院级)表彰奖励活动中形成的各种材料(三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料如《奖励审批表》)；

(六)处分材料：学生处提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；

(七)贷款材料：学生处提供的国家助学贷款材料；

(八)组织材料：各系党总支和院团委提供的学生在校期间党团材料；

(九)更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；

(十)可供组织参考的其他材料。

第十二条　档案材料的归档要求

(一)归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

(二)归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

(三)档案材料须用纸张为十六开型(长260毫米，宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

(四)归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

(五)归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放。

(六)学生处对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后再归档。

(七)各类材料须经学生处审批登记后方可归档。

第五章　档案材料移交和档案的归档时间

第十三条　入学新生档案均由各系部在开学后一个月内收集齐全，编学号并形成《新生档案移交清单》(一式两份)，按要求向学生处提交登记存档。

第十四条　学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》，应在形成文件下发后的一周内归档。

第十五条　学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。

第十六条　学生永久保存在学院的学籍档案，在学生毕业后一个月内，收齐整理齐全后，移交学院档案室保存，并形成《学籍档案移交清单》(一式两份)，按要求向学院档案室移交存档。

第六章　档案的利用

第十七条　查阅和借用档案，应遵守的规定和原则：

(一)各系部只能查阅本系部的学生档案。查阅学生档案应出具介绍信，由部门负责人签字，并加盖所在部门公章经学生处审批同意方可查阅；外单位人员(用人单位或特殊情况)需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信、系部介绍信和有关身份证明，经主管院领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场。

(二)查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经分管学生工作副院长批准，方可复制拍摄。

(三)学生档案，一般不得借出。若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经分管学生工作副院长批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天(含休息日)；借出档案不得擅自转借他人。

(四)查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。

(五)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

(六)依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。

(七)所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。

第七章　档案的转递

第十八条　学生毕业(结业、肄业)、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。 学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过机要邮局(或邮政EMS)寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

第十九条　在学院内跨专业、跨系部转专业的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关系部；有关系部在接到学生学籍变更通知书后，应及时开具证明来学生处重新编号整理存档。

第二十条　转到其他学校学习的学生，有关系部应当在接到学生转学通知后及时开具证明，在学生处办理学生档案转递，填写《档案转递单》，按规定寄发或送交。通过机要邮局(或邮政EMS)寄发的，自寄发之日起1个月未收到回执者，学生处应与档案接收单位联系，加以确认。

第二十一条　由其他学校转入我院的学生，有关系部在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方，并持相关证明前来学生处存档。

第二十二条　毕业生档案的转递工作，由学生处按有关规定组织实施。

第二十三条　申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学院征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。

第二十四条　受退学、开除学籍处分的学生，其档案由学院寄送至学生家庭所在地人事部门管理。

第二十五条　当年未报到入学的新生，其档案由学院转回生源所在地招生部门。

第二十六条　因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案两年，两年后转寄回学生生源所在地。

第八章　法律责任

第二十七条　档案管理员不准向无关人员谈论有关学生档案内容，严禁任何人私自保存他人档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》的，视情节轻重，予以严肃处理直至追究相应法律责任。

第九章　附则

第二十八条　本办法与现行法律、法规、部门规章相抵触的，以法律、法规、部门规章为准。

第二十九条　本办法由学生处负责解释，自2017年9月1日起执行。